BAB 2 TEORI RASIONAL DAN STRUKTUR DALAM PENGURUSAN ORGANISASI

2.0 Pengenalan
Huraian terhadap pemikiran dan teori yang menumpukan pemikiran terhadap tindakan rasional dan struktur sebagai langkah mengukuhkan pengurusan.

2.1 Faktor Yang Melahirkan Teori Rasional dan Struktur
Bermula pada akhir abad ke-19 yang telah melahirkan ahli teori yang membawa pemikiran rasional untuk memahami masalah pengurusan organisasi. Perkembangan pertama dengan bermulanya revolusi perindustrian yang mana melahirkan penemuan dan penciptaan teknologi yang menukarkan corak pekerjaan serta proses pengeluaraan di kilang, dimana ia memerlukan satu proses kawalan mutu kerja yang lebih sistematik.
Perkembangan kedua pula mempengaruhi pemikiran terhadap organisasi ialah kebangkitan nasionalisme dan penyatuan negeri – negeri kecil menjadi kesatuan negara bangsa. Kesannya penyatuan ini memerlukan satu bentuk pemerintahan yang berpusat. Disamping itu, perluasan kuasa kolonisme memerlukan jentera pentadbiran dan kawalan, penubuhan agensi baru bagi mengawal tanah jajahan. Perkembangan negara – bangsa dan serta kolonialisme telah melahirkan organisasi baru di kenali birokrasi.

2.2 Perspektif Pemikiran dan Andaian Teori Rasional dan Struktur
Pada peringkat awal, ahli ahli teori menumpukan perhatian kepada struktur organisasi. Mengambil contoh dalam pembinaan bangunan, aspek penyediaan struktur seperti cerucuk, tiang dan rasuk perlu dibina dan dimantapkan dulu sebelum diikuti dengan dinding, atap dan lain – lain, maka dalam organisasi perindustrian atau birokrasi kerajaan, pengukuhan kepada struktur seperti perhubungan hierarki, peraturan kerja, fungsi dan peranan perlu diberi fokus.
Organisasi yang formal perlu mempunyai struktur yang kukuh, iaitu kuasa dan kawalan sepertimana yang ditunjukkan dalam carta organisasi. Carta/struktur organisasi atau menggambarkan satu corak aktiviti yang formal yang disertai dengan kehendak dan perhubungan antara ahli organisasi tersebut.

2.3 Andaian Pemikiran dan Teori Rasional dan Struktur
Terdapat 7 andaian yang dikemukakan kenapa struktur penting dalam pengurusan organisasi :
i. Struktur organisasi perlu dicipta supaya selaras dengan matlamat yang telah ditentukan dahulu. Matlamat menentukan bentuk rupa struktur organisasi yang hendak dibina. Sebagai contoh, matlamat organisasi untuk menghasilkan keluaran yang sama nilai dan mutunya pada kilang yang berselerakan di merata tempat, struktur dan sistem kawalan pengurusan yang ketat perlu diwujudkan. Contohnya struktur organisasi Mc Donalds dimana setiap cawangannya produk adalah sama rasanya.

ii. Struktur organisasi penting untuk diselaraskan dengan kehendak suasana sekeliling, teknologi dan peserta yang terlibat. Sebagai contoh, organisasi seperti Universiti memerlukan satu bentuk struktur pengurusan organisasi yang demokratik dan fleksible berbanding dengan kilang proton yang lebih mementingkan struktur yang ketat kerana ia melibatkan keselamatan dan pengguna.

iii. Pengukuhan struktur diperlukan bila suasana pengurusan di dalam dan di luar organisasi tidak stabil dan menghadapi ancaman. Keperluan struktur dianggap penting kehendak ahli – ahli tidak rasional bilamana pihak pengurusan menghadapi kesulitan melayaninya, sebagai contoh isu tuntutan gaji pekerja pada masa yang sama organisasi megalami masalah kewangan.

iv. Pengkhususan struktur dalam pengurusan organisasi dapat meningkatkan kepakaran dan prestasi kerja. Misalnya, organisasi sekolah menengah atas memerlukan pengkhususan matematik, maka guru opsyen matematik perlu ditempatkan bukannya menempatkan guru opsyen sejarah.

v. Struktur penyelarasan kawalan perlu diwujudkan dalam organisasi supaya autoriti dan peraturan kerja dapat dilaksanakan secara berkesan. Organisasi yang besar dengan pelbagai jabatan serta aliran hireiki memerlukan struktur yang kukuh dengan undang – undang dan peraturan supaya penyelarasan dan pengawalan dapat dilakukan dengan sempurna.

vi. Struktur tidak statik. Penyesuaian mudah dilaksanakan melalui struktur bila timbulnya keperluan baharu. Contohnya, struktur melalui aliran perhubungan seperti mengeluarkan peraturan dan syarat yang baharu.

vii. Masalah dalaman organisasi berpunca daripada ketidaksesuaian struktur. Struktur sediada tidak sesuai dengan proses pengurusan yang mana memerlukan pembetulan semula struktur atau disesuaikan dengan proses pengurusan.

2.4 Teori Birokrasi oleh Max Weber
Mengikut Martin Albrow ( 1970 ), mentaktrifkan 7 kategori pengertian:
i. Organisasi yang rasional
ii. Organisasi yang tidak cekap
iii. Organisasi yang diuruskan oleh pegawai – pegawai yang dilantik dan berkelakuan stereotaip
iv. Organisasi pentadbiran awam
v. Organisasi yang berbentuk hierarki dan penuh dengan peraturan
vi. Organisasi yang ditadbirkan oleh pegawai sektor awam dan swasta
vii. Organisasi pada zaman moden





Menurut Weber, teori pengurusan organisasi ialah membezakan konsep kuasa dan autoriti serta perhubungannya dalam pengurusan. Perbezaan menjelaskan mengapa individu mematuhi sesuatu arahan dan mengapa melakukan sesuatu mengikut arahan. Kuasa adalah kebolehan seseorang pemimpin menguasai orang lain patuh padanya manakala autoriti bermakna kebolehan seseorang itu mempengaruhi orang lain mengikut arahannya secara sukarela. Dalam autoriti, subordinat mengangap pihak atasan mempunyai kuasa sah untuk memberi arahan kepada subordinat.

Berdasarkan sistem autoriti, Weber mengkelaskan organisasi kepada 3 jenis iaitu, berkarisma, tradisional dan sah rasional. Organisasi berbentuk birokrasi karisma ditentukan oleh kualiti personaliti pemimpin yang menjadi sanjungan ahli- ahlinya. Wujud beberapa kumpulan yang mencurah taat dan setia mereka kepada pemimpin. Kebiasaannya organisasi ini bergerak dalam keadaan tidak stabil dan keadaan menjadi lebih buruk bila pemimpin disanjung meninggal dunia, organisasi akan berpecah dan berpuak-puak.

Menurut Weber lagi, kalau warisan kepimpinan adalah berdasarkan keturunan, organisasi itu akan lahir sebagai organisasi tradisional manakala jika warisan ditentukan oleh peraturan dan undang – undang maka organisasi tersebut berkembang menjadi organisasi sah rasional atau birokratik.


2.5 Pembirokrasian
Warwaic ( 1975 ), mentafsirkan pembirokrasian sebagai satu proses perkembangan sesebuah organisasi dengan haluannya menuju kepada ciri – ciri yang berbentuk birokrasi, ia mengandungi 3 takrif :
i. Perkembangan bentuk organisasi yang berpunca daripada konsepa asal yang dikenali sebagai birokrasi.
ii. Pembesaran dan pelbagaian saiz dan struktur organisasi berasaskan keadaan dan bentuk birokrasi asal.
iii. Variasi birokrasi yang wujud dalam sesebuah organisasi.



2.6 Teori Pengurusan Saintifik

Ia dipelopori oleh Frederick W. Taylor. Pemikiran ahli teori ini tertumpu kepada hubungan struktur dan teknologi organisasi, iaitu bagaimana proses kerja seharusnya ditakrif, diukur dan direncanakan dalam sesebuah organisasi. Taylor memberikan tumpuan terhadap analisis tugas dan agihan kerja secara terperinci serta membandingkan kemampuan seseorang pekerja melaksanakan tugas tersebut. Ia bertujuan mencari kecekapan ekonomi yang dapat dicapai dalam proses pengeluaran. Lantaran itu timbulnya konsep pemikiran pengurusan saintifik untuk menyelesaikan masalah struktur pengurusan.

Taylor menyarankan perkara berikut yang perlu dilaksanakan oleh pengurusan organisasi.

i. Pemilihan personel secara saintifik. Pemilihan dan latihan pekerja perlu dilakukan dengan saintifik dan jelas. Pihak pengurusan perlu mengenalpasti kekuatan, kemahiran dan kelemahan setiap pekerja yang diberi tugas supaya penyesuaian dapat dilaksanakan secara teratur dan memberi faedah maksimum kepada organisasi.
ii. Insentif. Motivasi pekerja amat dipengaruhi oleh faktor ekonomi seperti gaji dan ganjaran, oleh itu Taylor mencadangkan gaji pekerja perlu berdasarkan kepada hasil yang dikeluarkan bukanya kepada masa bekerja.
iii. Pembahagian fungsi pengurusan. Taylor menyarankan pengurusan organisasi perlu dibahagikan kepada 2 bahagian iaitu bahagian pengurusan dan bahagian bukan pengurusan.
Menurut konsep Taylor organisasi dapat bertindak dengan lebih berkesan dan dicapai melalui perencanaan jadual tugas dengan kepakaran pekerja secara saintifik dan terperinci.
Kritikan terhadap pengurusan saintifik:

i. Memisahkan kemahiran daripada pekerja (deskilling) :
Kemahiran ini dipindahkan kepada pengurus dan menyebabkan pekerja kehilangan kepakaran mereka. Kepakaran pekerja telah di bahagi-bahagikan maka ganjaran pekerja telah dikawal oleh pengurus.

ii. Pemindahan kuasa budi bicara daripada pengurus kepada juruteknik yang mengawal segala pergerakan pekerja semasa bertugas dimana ini memberi kesan negatif terhadap pihak pengurusan.
iii. Industri hanya memerlukan kepakaran seorang jurutera industri untuk merencanakan tugas setiap pekerja dimana pemikiran pekerja tidak lagi penting kerana jadual tugasnya telah pun direncanakan oleh jurutera industri.

2.7 Teori Rasional dan Pembuatan Keputusan
Menurut teori Herbert Simon, konsep pengurusan sama maknanya proses membuat keputusan. Aktiviti dalam organisasi terutamanya yang dilakukan oleh pihak pengurusan adalah tertumpu kepada usaha mencapai keputusan yang paling rasional kearah pencapaian matlamat organisasi.

2.7.1 Proses Membuat Keputusan
Simon menggambarkan proses membuat keputusan melalui tiga peringkat. Peringkat pertama, ialah aktiviti kecederasan mengikut tafsiran ketenteraan dimana tumpuan kepada aktiviti keperluan atau kesesuaian membuat keputusan. Peringkat kedua tertumpu kepada rekabentuk aktiviti berhubung dengan membuat keputusan, dimana anlisis situasi masalah akan ditumpukan. Peringkat ketiga merupakan pemilihan aktiviti, dimana tumpuan terhadap memilih kaedah yang paling sesuai daripada pelbagai kemungkinan yang ada pada seorang pengurus.

2.7.2 Model Struktur Herbert Simon
Simon mencadangakan tiga perkara yang perlu dibentuk dalam struktur organisasi.
i. Matlamat.
Matlamat perlu digubal oleh pihak pengurusan. Kemudian matlamat dibahagi-bahagikan kepada sub matlamat disetiap bahagian dalam organisasi tersebut. Sub matlamat diperingkat bawah merupakan kesinambungan kepada matlamat diperingkat atas organisasi dan matlamat ini perlu diatasi oleh semua pihak.

ii. Aktiviti rutin.
Kestabilan tindakan ahli-ahli dalam organisasi perlu dikawal melalui aktiviti terprogram secara rutin oleh organisasi. Perubahan hanya perlu dilakukan oleh organisasi bila gagal mencapai objektif.

iii. Struktur.
Struktur organisasi yang dibentuk perlu stabil dan hanya berubah secara perlahan. Ia seharusnya dibentuk melalui proses penyelesaian masalah.
Berdasarkan prinsip ini, maka model organisasi yang dicadangkan oleh Simon perlu mempunyai gambaran berikut:
a. Pola kelakuan yang ahli-ahli telah berpuas hati dengan kedudukan masing-masing.
b. Proses kerja yang dikawal alirannya.
c. Pengkhususan aktivit dan peranan supaya perhatian dapat ditumpukan kepada nilai yang telah ditetapkan.
d. Sistem pengurusan yang menimbulkan keyakinan kepada kelakuan ahli-ahli supaya dapat mencapai matlamat yang dikehendaki.
e. Sistem peraturan dan pelbagai tindakanterhadap tindakan yang berulang bagi mengelak pembaziran tenaga.
f. Satu set rangsangan dan situasi dapat membataskan tanggapan ahli-ahli.
g. Sistem latihan supaya individu dapat membuat keputusan berdasarkan kehendak organisasi.
h. Satu ketetapan matlamat dan tugas yang dibentuk secara boleh ubah dan tidak terikat.
Struktur organisasi yang dicadangkan oleh Simon diperkukuhkan tiga jalinan struktur dalam organisasi.
Pertama, struktur autoriti. Menurut Simon, autoriti bukanlah bercorak bawah keatas iaitu pihak bawahan memberi kuasa pihak atasan untuk bertindak. Sebaliknya Simon menyatakan pihak atasan sudah pun mempunyai kuasa dan alat untuk menstrukturkan persekitaran organisasi.
Kedua, komunikasi dalam pengertian Simon bukan bermakna arahan secara hieraki, sebaliknya komunikasi merupakan strategi yang berkaitan dalam meluaskan aliran komunikasi.
Ketiga, Simon menyatakan bahawa usaha menukar kelakuan individu dalam organisasi tidak perlu dilakukan dengan cara menukar personality sebaliknya, beliau mencadangkan asas membuat keputusan.

2.8 Strategi Pengukuhan Pengurusan Organisasi Melalui Tindakan Rasional dan Struktur
Sebagai langkah pengukuhan pengurusan organisasi, beberapa pemikir telah mengeluarkan teori yang memfokus kepada strategi dan tindakan rasional. Ahli-ahli pemikir seperti Lawrence and Lorsch (1967), Parson 1960, Perrow (1972), Dornbursh dan Scott (1975) dan Thompson (1967 telah memfokuskan teori mereka terhadap strategi pengukuhan struktur yang harus dilakukan oleh organisasi bagi menghadapi ancaman. Menurut ahli-ahli pemikir ini terdapat dua ancaman dalam organisasi iaitu :

i. Ancaman dalaman, kesan dari perubahan teknologi.
ii. Ancaman luaran, kesan dari persekitaran yang sering berubah dan tidak stabil.

Beberapa teori dan perspektif telah dikeluarkan bagi menghadapi ancaman-ancaman ini. Teori ini telah dikelasifikasi seperti berikut:

i. Strategi pengukuhan terhadap proses dalaman organisasi
ii. Strategi pengukuhan terhadap unsur-unsur struktur organisasi.


2.8.1 Pengukuhan terhadap proses dalaman organisasi
Menurut teori ini, Thompson (1967) mencadangkan lima tindakan perlu dilakukan terhadap struktur organisasi bagi menghadapi ancaman luar serta mengurangkan perasaan ketidakpastian. Lima cadangan adalah seperti berikut:
i. Penggunaan kod. Bertujuan mengadakan klasifikasi dan skema untuk input proses pengeluaran.
ii. Penyimpanan stok. Bertujuan supaya organisasi mempunyai bekalan atau stok input yang mencukupi sebagai keperluan output yang kemudiannya diselaraskan pula dengan kehendak pasaran luar.
iii. Keseinambungan dalam pemasaran. Bertujuan mempengaruhi pembekal agar menyediakan input bekalan yang memadai melalui promosi dan pengiklanan supaya mewujudkan permintaan yang tinggi terhadap hasil pengeluaran.
iv. Ramalan dan ekpetasi. Perlu dibuat supaya permintaan dan pengeluaran dapat diselarakan. Tindakan ini juga menjurus kepada kawalan kerugian dan pembaziran.
v. Perkembangan dan pertumbuhan. Perlu diambil kira oleh pengurusan supaya saiz organisasi dapat disesuaikan dengan realiti.


2.8.2 Pengukuhan terhadap unsur-unsur struktur organisasi
Strategi pertama dalam menghadapi ancaman ini ialah membeza dan mengenalpasti peranan serta tugas-tugas ahli dan unit organisasi secara terperinci dan spesifik terlebih dahulu. Menurut Lawrence and Lorsch (1970) perbezaan yang besar dari segi tugas dan peranan akan menimbulkan masalah intergrasi organisasi serta mengancam keutuhannya. Sekiranya peranan dan tugas ini tidak diperjelaskan dengan betul maka ini akan menimbulkan masalah penyelarasan dan pertindihan peranan.
Cara kedua ialah memperseimbangkan perbezaan tersebut. Masalah besar yang selalu dihadapi oleh organisasi ialah keseimbangan antara perbezaan yang ujud daripada pelbagai peranan tersebut.
Terdapat empat unsur struktur yang harus dilakukan bagi pengukuhan organisasi adalah:
i. Tingkat organisasi
ii. Matlamat
iii. Peranan
iv. Rantaian

Tingkat organisasi berfungsi sebagai pentadbir dan pengurus kepada permintaan, pemasaran, hubungan luar, masalah serta urusan sumber manusia, maklumat, kewangan dan kelengkapan organisasi.
Matlamat merupakan unsur kedua dan menjadi panduan serta konsep, arah tuju dan fungsi sesebuah organisasi. Matlamat juga adalah pegangan tentang apa yang hendak dilaksana dan dicapai oleh sesebuah organisasi.
Peranan yang diagihkan dan diatur secara bijaksana akan menyumbang kepada aktiviti yang berkesan dan produktif. Dengan pengagihan peranan yang baik individu dan kumpulan dapat mencapai prestasi yang baik. Perlaksanaan ini perlu disertakan dengan penubuhan unit, jabatan dan bahagian melalui bidang tugas dan kepakaran masing-masing.
Rantaian adalah apabila organisasi berkembang secara lebih kompleks dengan peranan yang beraneka jenis, khusus dan berbeza, maka timbul kesukaran untuk mencantumkan peranan itu. Rantaian perlu diwujudkan bagi menyatupadukan organisasi.

Thompson (1967) mencadangkan tiga bentuk struktur rantaian.seperti:-

i. Rantaian yang saling bersandar terkumpul di mana sumbangan dan matlamat setiap unit adalah sehaluan.
ii. Rantaian berjujukan (berturutan) di mana tiap-tiap unit di kilang memerlukan perhubungan yang rapat dan mengikut proses.
iii. Rantaian timbal balik di mana setiap unit saling berhubung dan memberikan maklumbalas.


2.8.3 Pengaruh persekitaran dan teknologi terhadap struktur pengurusan organisasi.
Scott (1981), Lawrence dan Lorsch (1967), Perrow (1972), dan Dornbush dan Scott (1975) telah menumpukan kajian terhadap pengaruh persekitaran dan teknologi dalam struktur pengurusan organisasi.

2.8.3.1 Pengaruh Teknologi
Teknologi organisasi merupakan aktiviti pusat dalam proses input dan output. Teknologi bukan terhad kepada mesin dan perkakasan tetapi ianya juga melibat sistem dan proses yang digunakan. Menurut Dornbush dan Scott (1975), teknologi boleh dibahagikan kepada tiga iaitu teknologi bahan, teknologi kendalian (proses) dan teknologi ilmu.

2.8.3.2 Pengaruh Persekitaran
Persekitaran ditakrifkan sebagai segala perkara yang mengelilingi sesebuah organisasi. Dari persekitaranlah organisasi menerima bekalan sumber yang diperlukan dalam proses pengeluaran. Persekitaran mempunyai beberapa dimensi. Menurut Scott (1981), organisasi mempunyai dua dimensi iaitu ketidakpastian dan kesepaduan. Ketidakpastian berlaku apabila wujud keadaan yang tidak tetap, berbeza dan sukar dijangkakan. Kesepaduan adalah berkaitan kawalan operasi secara berpusat dan birokratik.



2.8.4 Hubungan antara struktur, teknologi dan persekitaran:
Teori Luar Jangka
Galbraith (1977), dan Lawrence dan Lorsch (1967) telah mengutarakan Teori Luar Jangka. Teori ini berpendapat bahawa organisasi yang bergantung kepada satu struktur yang tetap tidak akan melahirkan pengurusan yang berkesan. Ia bergantung kepada kebolehan sesebuah organisasi untuk menyesuaikan strukturnya dengan perkembangan persekitaran dan teknologi. Oleh itu, struktur organisasi tidak boleh statik. Organisasi memerlukan struktur yang boleh ubah supaya mudah dilakukan penyesuaian apabila persekitaran dan teknologi berubah.

2.9 Kesimpulan
Tiga isu penting yang telah dijadikan asas pemikiran ahli-ahli teori rasional dan struktur.

Pertama, struktur seharusnya menjadi asas pengukuhan pengurusan organisasi. Struktur merangkumi peraturan, hierarki jawatan dan senarai tugas.

Kedua, ahli-ahli teori ini menyarankan tindakan yang harus diambil apabila menghadapi ancaman luar berpunca dari persekitaran tidak stabil.

Ketiga, strategi penyelarasan dan pengawalan perlu dibentuk dalam struktur organisasi supaya pengurusan organisasi dapat berfungsi secara bersepadu yang sesuai dengan matlamat organisasi.





SOALAN PERBINCANGAN

1. Terdapat banyak andaian yang dikemukakan kenapa struktur penting dalam pengurusan organisasi. Terangkan dengan jelas empat daripada andaian tersebut.
2. Pengurusan saintifik menekankan kepada penggunaan sumber manusia secara optimum dan bersesuaian tanpa mengabaikan kebajikan pekerja. Terangkan bagaimana Perlaksanaan pengurusan saintifik dalam sesebuah organisasi.
3. Apakah strategi dan langkah yang perlu dilaksana dalam pengukuhan pengurusan organisasi dengan mengambil kira ancaman-ancaman yang wujud di persekitarannya.
4. Terangkan pengaruh persekitaran dan pengaruh teknologi dalam sesebuah organisasi.














RUJUKAN

Abdul Shukor Abdullah.1990 Pengurusan Organisasi: Perspektif Pemikiran dan Teori DBP. Kuala Lumpur.
Baharom Mohamad.2008. Kepimpinan & pengurusan dalam pendidikan teknik & vokasional. Modul pembelajaran.Penerbit UTHM.
Gan Pei Ling.2003. Hubungan persepsi guru terhadap tingkah laku kepimpinan pengetua dengan tahap motivasi guru daerah Kuala Pilah, Negeri Sembilan. Tesis Master Sc. Fakulti Pengajian Pendidikan. Universiti Putra Malaysia.
Hersey,P. & Blanchard, K.H.1977. The Management of organizational behavior. Englewood Cliffs, New Jersey: Prentice- Hall.
Ibrahim Mamat. 1993. Kepimpinan sekolah : Teori untuk Praktis.Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
Jamaludin, H. 2010. Kepimpinan dan Pengurusan dalam PTV. Modul Pembelajaran.
Kamal Ariffin Jaih. 2003. Stail kepimpinan pengetua dan kepuasan kerja di sebuah sekolah menengah kebangsaan (Agama) di Pahang. Kertas projek. Fakulti Pendidikan, Universiti Malaya, Kuala Lumpur.
Lokman Mohd Tahir, Mohd Anuar Abd.Rahman dan Normah Abd.Kadir. 2008. Gaya pengurusan konflik guru besar. Jurnal Teknologi,UTM.
Norhannan Ramli dan Jamilah Abdul hamid. 2006. Gaya kepimpinan pengetua wanita dan hubungan dengan tahap motivasi guru sekolah menengah. Jurnal Pendidikan.UPM.
Nursuhaila Ghazali .2007. Tahap amalan kepimpinan transmasional dalam kalangan pengetua sekolah menengah Bandar Tangkak. Kertas Projek. Fakulti Pendidikan Universiti Teknologi Malaysia.
Tuan Mat. Gaya kepimpinan pengetua.http://tuanmat.tripod.com/gaya pimpinan.html. Dicapai pada 13 Oktober 2010.